RFQ (Teklif Talebi) Nedir? B2B Ticarette Nasıl Hazırlanır?

RFQ (Request for Quotation / Teklif Talebi), bir alıcının belirli bir ürün veya hizmet için tedarikçilerden fiyat, teslim süresi ve şartlarını içeren resmi bir teklif istemesi amacıyla hazırladığı belgedir. B2B dış ticarette RFQ, tedarikçi karşılaştırması yapmanın ve müzakereye net bir zeminle başlamanın standart yoludur.

RFQ Ne Zaman Kullanılır?

• Birden fazla tedarikçiden fiyat karşılaştırması yapılmak istendiğinde
• Ürün özellikleri netleşmiş ancak fiyat/teslim koşulları belirsiz olduğunda
• Düzenli veya büyük hacimli bir tedarik ilişkisi öncesi ön değerlendirme yapılırken

Etkili Bir RFQ Nasıl Hazırlanır?

1. Ürün/hizmet tanımı: Teknik özellikler, kalite standartları, ambalaj gereksinimleri net şekilde belirtilmeli.
2. Miktar: Talep edilen sipariş miktarı (ve varsa gelecekteki tekrar sipariş potansiyeli) belirtilmeli.
3. Teslim şekli (Incoterms): FOB, CIF gibi hangi teslim şeklinin beklendiği açıkça yazılmalı.
4. Teslim süresi: Beklenen üretim ve sevkiyat süresi belirtilmeli.
5. Ödeme koşulları: Akreditif, peşin ödeme veya vadeli ödeme gibi tercih edilen ödeme şekli belirtilmeli.
6. Teklif geçerlilik süresi: Tedarikçiden teklifin ne kadar süre geçerli olacağının belirtilmesi istenmeli.

RFQ ile PO (Purchase Order) Arasındaki Fark

RFQ, henüz bir sipariş taahhüdü içermeyen bir bilgi/fiyat talep sürecidir. PO (Purchase Order / Sipariş Formu) ise, teklif kabul edildikten sonra düzenlenen ve siparişi resmen onaylayan belgedir. Yani süreç genellikle RFQ → teklif değerlendirme → PO şeklinde ilerler.

RFQ Hazırlarken Sık Yapılan Hatalar

• Teknik özellikleri eksik veya belirsiz bırakmak, bu da tedarikçilerden birbirinden farklı ve karşılaştırılamaz teklifler almaya yol açar
• Teslim şeklini (Incoterms) belirtmemek, bu da fiyatların gerçekte neyi kapsadığının belirsiz kalmasına neden olur
• Sadece fiyata odaklanıp teslim süresi ve kalite garantisi gibi kriterleri sormamak

Sıkça Sorulan Sorular

RFQ göndermek bir satın alma taahhüdü müdür? Hayır, RFQ yalnızca fiyat ve koşul talebidir; taahhüt, teklifin kabul edilip PO (sipariş formu) düzenlenmesiyle oluşur.

RFQ'ya kaç tedarikçiden yanıt almak idealdir? Genel bir kural olmamakla birlikte, sağlıklı bir karşılaştırma için en az 3 tedarikçiden teklif almak yaygın bir uygulamadır.

RFQ ile RFP (Request for Proposal) aynı şey midir? Hayır. RFQ genellikle net olarak tanımlanmış bir ürün için fiyat talep eder; RFP ise daha karmaşık, çözüm önerisi de gerektiren projelerde kullanılır.

Tedarikçiler RFQ'ya neden yanıt vermeyebilir? Talep edilen miktar tedarikçinin MOQ'sunun altında kalıyorsa, ürün tedarikçinin uzmanlık alanı dışındaysa veya talep yeterince net değilse yanıt alınamayabilir.

RFQ süreci ne kadar sürer? Ürünün karmaşıklığına ve tedarikçi sayısına göre değişir; basit ürünlerde birkaç gün, özel üretim gerektiren ürünlerde birkaç hafta sürebilir.

---

Bu içerik GoTradeGo ekibi tarafından hazırlanmıştır. RFQ hazırlama veya tedarikçi karşılaştırma sürecinde bir dış ticaret uzmanından destek almak isterseniz gotradego.com üzerinden ilgili profillere ulaşabilirsiniz.